Calendrier de l'entrepreneur : les étapes à remplir en début d'activité

Une fois l’enregistrement de l’entreprise réalisé, vous voilà lancé dans la grande aventure de l’entrepreneuriat. C’est un moment à la fois excitant et terrifiant. Les débuts consistent alors à prendre les bons contacts pour démarrer l’activité dans de bonnes conditions, démarrer les actions commerciales, mais aussi assurer les fondations de la société.

En effet, il est indispensable de réaliser certaines démarches, administratives ou juridiques, qui permettent de sécuriser par la suite l’ensemble de votre activité. Ce sont parfois des petites choses qui vous paraîtront évidentes, mais que l’on oublie très facilement après la création de sa société !

Sommaire

Assurez-vous d’être joignable
Location de vos locaux
Négocier ses moyens de paiement selon les vrais besoins de l’entreprise
Protéger sa marque
Sécuriser ses premières prestations
La situation du dirigeant
Recruter ses premiers salariés

Assurez-vous d’être joignable

Votre adresse de siège social n’est pas forcément l’adresse à laquelle vous récupérez votre courrier, notamment dans le cas où vous avez choisi une domiciliation différente de vos bureaux, ou auprès d’une entreprise de domiciliation.

Pour assurer les échanges entre l’administration (fiscalité, sociales), mais aussi avec vos partenaires et clients, n’oubliez pas de simplement mettre à jour l’étiquette de la boîte aux lettres ! Il en est de même pour l’interphone, car il n’est pas rare de recevoir des courriers recommandés dans le cas d’une activité professionnelle. Dans l’optique où votre siège social se trouverait à votre domicile personnel, il vaut mieux tard que jamais, de vérifier que le règlement intérieur de votre résidence autorise une activité professionnelle telle que la vôtre

Location de vos locaux

Pour la location de vos bureaux, ateliers, ou de votre commerce, vous êtes soumis à la réglementation des baux commerciaux (bail 3-6-9). Bien sûr, si les fonds de votre entreprise sont suffisants pour acheter un bien immobilier, ne vous en privez pas, il passera alors dans les immobilisations d’un point de vue comptable. Pour une location, dès lors que vous souhaitez disposer d’un local pour une activité commerciale, artisanale ou industrielle, le contrat de bail commercial est obligatoire. Il est spécifique par son caractère triennal (renégociation possible tous les 3 ans), et il protège particulièrement le locataire compte tenu de la constitution d’un fonds de commerce. Il existe aussi le bail précaire, dont la durée est limitée.

Négocier ses moyens de paiement selon les vrais besoins de l’entreprise

Vous disposez très certainement d’un compte courant professionnel, et de moyens de paiement associés (carte bancaire, chèque, virement, retrait d’espèces). Pour ne pas risquer de freiner votre activité de façon inattendue, veillez à disposer des moyens de paiements adaptés. Les plafonds de paiement que ce soit par virement ou cartes bancaires doivent être à la hauteur de vos besoins réels. Aussi les banques prenant des frais sur les mouvements, les estimer vous permet de négocier de façon efficace vos contrats.

Protéger sa marque

Trop souvent remis à plus tard, la protection de sa marque est pourtant une priorité. En effet, il s’agit d’acquérir le monopole de l’usage d’un nom, et de ce qui s’y réfère (logo, environnement visuel, symboles…). Sans dépôt de votre marque dans les classes adaptées (catégories d’utilisation), vous vous exposez à des risques de contrefaçon et sans aucune possibilité de vous en défendre. Pour réaliser cette formalité, il convient de demander une recherche d’antériorité et de protéger le nom de marque ainsi que ses déclinaisons. L’intervention d’un professionnel du droit de la propriété intellectuelle et industrielle est indispensable.

Sécuriser ses premières prestations

Rédiger des contrats, et les faire signer, voici un travail qui paraît parfois accessoire. C’est pourtant essentiel ! Vous établissez de cette façon les bases des relations avec vos interlocuteurs, et sécurisez l’ensemble de votre activité. Les contrats sont des supports juridiques indispensables.

Contrats de prestation de services

Le contrat de prestation de services établit les contenus des missions ainsi que les conditions dans lesquelles elles se déroulent (délais, tarifs, périmètre d’intervention, garanties, etc.). L’établissement de ce contrat permet un temps de négociation avec le client, durant lequel chacun peut exposer son point de vue sur la mission. Ainsi, une fois le contrat signé, vous démarrez la mission sur des fondations saines et une relation de confiance sans ambiguïté.

CGV, CGS, CGA

Les conditions générales de ventes, de services, ou d’achat, sont des documents qui doivent être soumis, lus et signés pour être valables. Ils permettent d’encadrer les relations avec un tiers, mais de façon moins procédurière que lors de l’établissement d’un contrat. Les conditions générales sont en effet soumises et acceptées. À noter sur la signature d’un devis détaillé cumulée avec la signature de conditions générales, valent pour contrat.

Vos assurances

Avez-vous songé aux assurances ? La responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est un must, mais d’autres assurances liées à votre activité la complètent. À vous d’estimer les risques qu’encourt votre entreprise et qui pourraient handicaper votre croissance. De la même manière, songez à souscrire à une assurance juridique, elle pourrait être d’un grand secours en cas de contentieux. Les assurances de recouvrement permettent également de sécuriser vos entrées d’argent.

Mise en conformité de vos documents

Avec l’aide d’un avocat spécialisé ou d’un expert-comptable, veillez attentivement à la conformité de vos factures, devis, et autres documents commerciaux. En effet, les mentions obligatoires doivent y figurer au risque de vous exposer à des sanctions ou à des ambiguïtés qui ouvrent la porte aux contentieux.

La situation du dirigeant

Pensez également à votre situation personnelle ! Dès le début de votre activité, des démarches sont à réaliser pour assurer vos revenus, mais également votre retraite. Plus tôt vous entamez ces formalités, plus vous serez protégé. La loi Madelin permet aux entrepreneurs de bénéficier d’une meilleure couverture sociale en prenant en charge par l’entreprise des cotisations entre autres liées à la santé.

Votre régime de retraite

Selon votre activité professionnelle, vous ne dépendez pas forcément de la même caisse de retraite qu’un autre entrepreneur. En établissant un bilan de vos droits à la retraite avec entre autres un récapitulatif des trimestres acquis, vous êtes en mesure d’estimer la rente que vous toucherez à l’âge de la retraite. Sur cette base, à vous de juger s’il est pertinent de souscrire à une complémentaire. Les complémentaires retraites sont éligibles au dispositif Madelin.

Votre régime santé

Les salariés ont le droit à une mutuelle entreprise, prise en charge par la société. En tant que dirigeant de société, vous aussi avez tout à fait la possibilité de souscrire à une mutuelle qui entre dans le dispositif Madelin, et passe donc en charges. Pour le remboursement des médicaments, soins médicaux, hospitalisation, etc. Il s’agit d’une précaution qui n’est jamais de trop. Par ailleurs, pour les accidents de la vie où vous auriez par exemple une impossibilité de travailler, les assurances prévoyance sont également prises en charge par la société dans le cadre de la loi Madelin.

Recruter ses premiers salariés

Faire croître votre activité peut passer par le recrutement de salariés.

Le contrat de travail

Le contrat de travail ne doit certainement pas être rédigé de façon hâtive. La complexité du Code du travail, ses récentes mises à jour, et les dispositions relatives aux accords de branches et conventions collectives rendent la tâche complexe. Or, il est primordial d’assurer des clauses conformes aux lois actuelles. L’intervention d’un avocat spécialisé est alors plus qu’indispensable pour la rédaction des contrats de travail.

Les avantages et obligations pour les salariés

Un salarié dispose d’un certain nombre d’avantages, et l’embauche de personnes implique le respect des obligations demandées à l’employeur. Congés payés, mutuelle santé, bulletin de salaire… ces aménagements demandent une gestion comptable précise.

Cet article vous apporte un aperçu des démarches à réaliser au cours de la première année de son activité. En consultant un expert-comptable ainsi qu’un avocat spécialisé dans le droit des sociétés, vous serez en mesure d’établir de façon précise vos plannings de tâches. D’un point de vue global, assurez-vous de garder en trésorerie assez de fonds pour être à jour dans l’ensemble des cotisations et impôts relatifs à votre situation personnelle, mais aussi celle de l’entreprise. L’établissement d’un résultat prévisionnel sur plusieurs années, et sur la base de votre business plan est en ce sens un excellent support de travail.