Guide de la gestion d'entreprise : pilotez votre succès de A à Z

La gestion d’entreprise est un sujet vaste et complexe. Obligations comptables, gestion financière, marketing … le gestionnaire d’une entreprise doit maîtriser de nombreuses compétences pour mener son projet à bien. 

Dans ce guide, Captain Contrat vous présente les différentes facettes du rôle de gestionnaire d’entreprise et vous donne les clés pour gérer efficacement votre société. 

Introduction à la gestion d'entreprise

Qu'est-ce que la gestion d'entreprise et pourquoi est-elle importante ?

La gestion d’entreprise est la mise en œuvre des ressources de l’entreprise afin d’assurer son développement, sa rentabilité et sa pérennité. 

Le gestionnaire d’entreprise doit notamment définir les objectifs de l’entreprise et contrôler la mise en œuvre de la stratégie commerciale. Mais son rôle ne s’arrête pas là : le gestionnaire d’entreprise doit aussi s’assurer que l’entreprise est en conformité avec les différentes réglementations. Par ailleurs, le gestionnaire est aussi le responsable des chiffres de l’entreprise, cela implique qu’il connaisse parfaitement les principes comptables qui vont régir la gestion financière de la société. Dans certains cas, le gestionnaire de l’entreprise s’occupe également du recrutement des collaborateurs, de l’élaboration de la stratégie marketing, etc. 

Si beaucoup d’entrepreneurs se forment sur le tas à la gestion d’entreprise, il est important de bien identifier ses forces et ses faiblesses et de se faire accompagner sur les sujets que l’on maîtrise le moins. 

Quelles sont les étapes clés pour réussir en tant qu'entrepreneur ?

• Étudiez votre marché : Pour réussir à identifier des opportunités et à vous démarquer de la concurrence, il est nécessaire de comprendre votre marché et ses tendances. 

• Établir un réseau solide : Construisez des relations avec d'autres entrepreneurs et des partenaires potentiels. Ce réseau pourra vous aider aussi bien si votre entreprise est en croissance que si elle est en difficulté. 

• Faites preuve d'adaptabilité : L'environnement des affaires est en constante évolution. Soyez prêt à ajuster votre stratégie et à vous adapter aux changements. Soyez ouvert aux nouvelles idées et prêt à innover. 

• Soyez minutieux dans la gestion financière de votre entreprise : Il est impératif de suivre de près vos revenus et vos dépenses, et d’établir un budget réaliste. 

• Apprenez de vos erreurs : Les erreurs font partie de l'apprentissage. Ne vous laissez pas décourager par les échecs, mais tirez-en des leçons pour vous améliorer. Soyez prêt à prendre des risques calculés et à vous adapter en fonction des résultats. 

• Persévérez : Le succès d’un entrepreneur ne se produit pas du jour au lendemain. Restez concentré sur vos objectifs à long terme et persévérez malgré les défis et les obstacles.

Comment se former à la gestion d’entreprise ?

Les solutions traditionnelles pour se former à la gestion d’entreprise

• Le BTS : Le Brevet de Technicien Supérieur se prépare après le baccalauréat et dure deux ans. Plusieurs types de BTS peuvent former à la gestion d’entreprise. Il existe notamment des BTS gestion des entreprises et des BTS GPME (Gestion des PME)

• Les bachelors universitaires de technologie (BUT):  Ils se préparent en trois dans un IUT. Le BUT gestion des entreprises et des administrations peut se préparer à temps plein ou en apprentissage.

• Licence de gestion parcours gestion des entreprises : ce diplôme se prépare en trois ans au sein d’une université.

• Master dans une école de commerce : les écoles de commerce peuvent préparer leurs étudiants à la gestion d’entreprise. Sauf exception, il s’agit d’une spécialisation que les étudiants débutent à partir du Master. 

Les nouvelles solutions pour se former 

• BPI France : Bpifrance Université propose des formations en ligne complètes et pratiques. Ces formations qui couvrent tous les aspects de la gestion d’entreprise, prennent la forme de webinaire, de modules et de podcast. Les formations de Bpifrance Université sont gratuites, il vous suufit de vous créer un compte sur le site pour accéder à l’ensemble des modules. 

• Open Classroom : Open Classroom est un site web qui propose des formations en ligne et en accès libre. Ces formations vous permettent notamment de monter en compétences sur la gestion de projet, le marketing et la gestion des ressources humaines.  Open Classroom propose également une formation certifiante « Créateur d’entreprise ». Cette formation s’adresse à toute personne ayant un projet de création d’entreprise et permet d’acquérir des compétences transverses : création de business plan, développement de la présence en ligne de son commerce, gestion administrative et comptable, etc. Cette formation, finançable par Pôle Emploi, se déroule à temps plein pendant 4 mois. 

Comment organiser la première assemblée générale de sa société ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?

L’assemblée générale est l’organe qui permet à la collectivité des associés de prendre les décisions qui vont avoir un impact sur la vie de la société.

On distingue l’assemblée générale ordinaire qui porte sur des décisions qui concernent la vie courante de la société de l’assemblée générale extraordinaire qui est convoquée de façon ponctuelle pour permettre aux associés de prendre des décisions qui vont modifier les statuts de la société.

Pour organiser une AG, il faut d’abord convoquer les associés de la société au moins 15 jours avant sa tenue. Cette convocation doit préciser : 

• La dénomination, le capital, l’adresse du siège de la société ;
• La date et le lieu où se tiendra l’assemblée générale ;
• L’ordre du jour.

Comment rédiger le PV d’assemblée générale ?

Le procès-verbal d’assemblée générale est le document qui résume les débats qui ont eu lieu pendant l’assemblée générale et qui indique les résultats des différentes délibérations. La rédaction de ce document est primordiale puisqu’il va servir de preuve si quelqu’un venait à remettre en cause les décisions prises durant l’assemblée générale. 

La personne qui rédige le PV est le secrétaire de séance. La loi ne précise pas qui peut remplir ce rôle, il convient donc de se référer aux statuts de la société pour savoir qui peut être désigné. 

Pour être valable, le procès-verbal doit indiquer certaines mentions, et notamment : 

• la date et le lieu de la réunion ;
• les documents soumis à discussion ;
• un résumé des débats intervenus lors de l’assemblée générale s'il y a lieu ;
• Le résultat des délibérations avec le nombre de voix exprimées. 
  
  

Enfin, le PV d’AG doit être signé dans les meilleurs délais. Selon la forme juridique de votre société, le nombre de personnes qui doivent le signer peut varier. Cependant, si la société comporte peu d’associés, nous vous recommandons de faire parapher et signer le PV par l’ensemble des associés. 

L’approbation des comptes : qu’est-ce que c’est ?

L’approbation des comptes est une démarche obligatoire pour toutes les sociétés. Elle doit avoir lieu une fois par an et permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société et de valider les comptes sociaux.

Dans une SARL, l'article L223-26 du Code de commerce prévoit que les comptes doivent être approuvés par une assemblée générale dans les six mois à compter de la clôture de l’exercice. 

En revanche, pour la SAS, la loi n’impose aucune modalité pour l’approbation des comptes. Cependant, les statuts prévoient généralement qu’elle doit avoir lieu lors d’une assemblée générale ordinaire. 

Une fois que les comptes annuels ont été approuvés par les associés, la société doit déposer les comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette démarche doit être effectuée dans un délai d’un mois à compter de l’approbation si les documents sont envoyés au format papier ou dans un délai de deux mois si vous effectuez cette formalité sur le guichet unique. 

Une fois les comptes déposés, ils sont publiés et accessibles au public. Néanmoins, les micro-entreprises et les TPE qui ne dépassent pas certains seuils de chiffre d’affaires peuvent demander la confidentialité de leurs comptes. Dans ce cas de figure, seule l’administration aura accès aux comptes de l’entreprise. 

Comment acquérir et valoriser son fonds de commerce ?

Qu’est-ce qu’un fonds de commerce ?

Le fonds de commerce est une notion complexe qui n’est pas définie par la loi. Le fonds de commerce regroupe à la fois les éléments corporels et incorporels affectés à l’exploitation d’une activité commerciale. 

Les éléments corporels du fonds de commerce

Les éléments corporels du fonds de commerce rassemblent tous les éléments matériels du fonds comme le mobilier et l’outillage, les véhicules, la marchandise, etc.

Si les éléments corporels sont les éléments concrets et visibles du fonds de commerce, ce ne sont pas nécessairement ceux qui ont le plus de valeur. 

Les éléments incorporels du fonds de commerce

Les éléments incorporels sont les éléments principaux du fonds de commerce. Bien que ces éléments ne soient pas matériels, ils sont indispensables au développement et à la survie de l’activité commerciale. Il s’agit notamment de la clientèle, du droit au bail, du nom commercial, des droits de propriétés commerciales, etc. 

Quelle est la procédure pour acquérir un fonds de commerce ?

Évaluer la valeur du fonds de commerce 

Si votre société envisage d’acquérir un fonds de commerce, la première étape à réaliser est d’évaluer sa valeur afin de déterminer la rentabilité de l’opération. Pour cela, plusieurs techniques sont envisageables. Vous pouvez utiliser la méthode comparative qui consiste à comparer le fonds dont vous envisagez l’acquisition avec d’autres fonds de la même zone géographique. Vous pouvez également utiliser la méthode dite « de rentabilité » qui consiste à estimer la capacité future de l'entreprise à dégager des bénéfices.

Dans tous les cas, vous devez savoir que vous pouvez négocier le prix de vente du fonds de commerce.

Rédiger le contrat de vente du fonds de commerce 

La cession du fonds de commerce doit faire l’objet d’un contrat. La loi de simplification du droit des sociétés du 21 juillet 2019 a supprimé l’obligation de faire figurer dans le contrat de vente des mentions obligatoires. Néanmoins, il est conseillé de préciser les informations suivantes :

• Le prix de vente ;
• Les différents privilèges et nantissements grevant le fonds ;
• Le CA des trois derniers exercices ;
• Si la vente du fonds comprend la cession du droit au bail : toutes les informations relatives au bail (nom et adresse du bailleur, durée du bail, etc).

Les formalités à accomplir après la signature de l’acte de cession 

Une fois que vous avez signé le contrat de vente du fonds, il vous reste certaines formalités à accomplir. Tout d’abord, vous devez enregistrer la vente du fonds auprès du bureau de l’enregistrement du service des impôts (SIE) dans un délai d’un mois. 

Vous devez ensuite publier une annonce sur un journal d’annonces légales dans les 15 jours suivant la cession. 

Enfin, vous devez déclarer sur le guichet unique l’existence de ce nouvel établissement. 

La gestion financière : comment maîtriser vos chiffres ?

Comment élaborer et suivre un budget ?

Pour éviter les mauvaises surprises et mener votre projet à bien, il est indispensable d’établir en début d’année un budget prévisionnel. Ce budget va vous permettre d’anticiper les difficultés et de suivre au fil du temps l’évolution de vos résultats. 

Ce budget prévisionnel va prendre la forme d’un tableau et présenter les dépenses et les recettes de la société pour l’année à venir. Pour l’élaborer, vous pouvez notamment vous appuyer sur les données de l’année précédente. Cependant, il ne faut pas reprendre ligne par les ligne les résultats de l’année N-1, votre société va nécessairement évoluer et vous devez tenir compte des objectifs que vous avez fixés.

Par ailleurs, il est primordial de suivre ce budget tout au long de l’année et de l’ajuster en fonction des résultats de l’entreprise. 

Comment lire et comprendre les états financiers ?

L’état financier est un document qui synthétise toutes les informations sur la situation financière de l’entreprise. Il existe plusieurs types d’états financiers. Généralement, on estime que les quatre documents suivants sont les plus importants : 

• Le bilan ;
• L’état des résultats ;
• L’état des bénéfices non répartis ;
• L’état des flux de trésorerie.

Analyser ces différents documents n’est pas chose aisée pour un non-spécialiste. C’est pourquoi il est primordial de se former à la gestion comptable et financière si l’on souhaite éviter de commettre une erreur.  

Si vous souhaitez monter en compétence sur l’analyse des états financiers, vous pouvez notamment vous rapprocher de la chambre de commerce et d’industrie (CCI) de votre département afin de participer à l’une de ses formations. 

Quelles sont les obligations comptables ? 

En fonction de la forme juridique de votre société, vous êtes soumis à différentes obligations comptables et fiscales.

Quels sont les outils de comptabilité et de facturation en ligne ?

Henrri

Henrri est un logiciel de facturation gratuit qui permet aux entrepreneurs d’éditer facilement des devis et de factures et de les envoyer à leurs clients. Dans sa version gratuite, Henrri propose également de gérer vos acomptes et de vous alerter dès qu’une facture arrive à échéance.

Pennylane

Pennylane est un outil tout-en-un de gestion des finances et de la comptabilité des entreprises qui s’adresse principalement aux PME et aux startups. 

S’agissant de la facturation, le logiciel permet notamment d’envoyer des factures directement sur la plateforme et de paramétrer des relances automatiques. L’outil permet également d’importer ses factures papiers pour numériser tout le processus de comptabilité. 

Pennylane peut également se connecter à votre banque et à vos différents outils métier pour centraliser toutes les données. Vous pouvez ainsi accéder à toutes vos données financières au même endroit et collaborer avec votre comptable directement sur la plateforme pour fluidifier vos échanges. 

Sage

Sage est une société qui édite des logiciels de gestion d’entreprise. Sage a notamment développé une solution appelée « Sage Active » qui permet de gérer la comptabilité de sa TPE/PME. Les utilisateurs peuvent ainsi saisir leurs écritures comptables directement sur la plateforme et de suivre l’évolution de leur comptabilité en temps réel. L’accès à Sage active est vendu par abonnement à partir de 35 euros par mois.

Sage propose également au TPE sa solution « Sage 50 » qui est à la fois une solution de comptabilité et de gestion de son entreprise. Le volet « gestion commerciale » de la solution gère ainsi l’édition des factures, les reportings de l’activité et la gestion des stocks. 

Le marketing et la communication: comment conquérir votre marché ?

Comment réaliser une étude de marché ?

Réaliser des études de marché est une étape cruciale pour toutes les entreprises. Ces études permettent d’identifier le positionnement de vos concurrents et d’analyser les opportunités que vous pourriez exploiter. Pour réussir votre étude de marché, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes : 

• Définir son marché : Sur quel marché mon entreprise évolue-t-elle ? Qui sont les autres acteurs de ce marché ? Comment ce marché va-t-il évoluer ?
• Analyser les clients potentiels : Qui sont les clients ? Que recherchent-ils ? Est-ce que mon produit ou mon service répond aux besoins de tous les clients ou seulement à une partie d’entre eux ?
• Analyser les concurrents : Mon produit se démarque-t-il de la concurrence ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Comment est-ce que mes concurrents communiquent et est-ce que cette stratégie est efficace ?

Comment mettre en place une communication digitale et physique efficace ?

La stratégie de communication que vous devez adopter dépend de votre marché et de vos clients potentiels. Il est nécessaire de se mettre à la place de vos clients et de se demander quel moyen communication a le plus de chance de leur parler. 

Pour mener une stratégie de communication efficace, vous pouvez mettre en place des publicités dites “natives”. Les publicités natives comprennent notamment : 

• Les sollicitations commerciales par courrier électronique ;
• les communications réalisées par les influenceurs ; 
• les liens et annonces sponsorisés dans les résultats de recherche.

Quels sont les différents canaux de communication et leur efficacité ? (Tableau)

Les ressources humaines : comment gérer et motiver votre équipe ?

Comment recruter les employés ?

Le recrutement des premiers salariés est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. Compte tenu des nombreuses obligations qui pèsent sur l’employeur, il est important d’être très minutieux dans le recrutement et dans la rédaction du contrat de travail. Si vous êtes novice dans ce domaine et que vous connaissez mal le Code du travail, nous vous conseillons de déléguer les différentes étapes du processus de recrutement afin d’éviter de faire des erreurs.

En effet, la moindre erreur pourrait vous coûter cher si vous ne respectez pas scrupuleusement les règles du Code du travail ou si la fin de la relation de travail devenait conflictuelle.

Comment fidéliser ses collaborateurs en mettant en place des BSPCE ?

La réussite d’une entreprise passe nécessairement par la fidélisation de ses collaborateurs afin d’éviter un turnover trop important. Parmi les mécanismes qui permettent d’intéresser ses collaborateurs au capital de la société, l’émission de bons de souscription de parts de créateur d’entreprise (BSPCE) est une solution intéressante permettant d’associer ses salariés au développement de l’entreprise. 

Les BSPCE appartiennent à la catégorie des stock-options. Ce ne sont pas des actions à proprement parler, mais des droits qui permettent au salarié d’acquérir ultérieurement des actions à un prix déterminé lors de l’émission du bon de souscription. 

Les BSPCE présentent un double avantage : ils ne coûtent rien à l’entreprise au moment de leurs émissions et permettent d’inciter les collaborateurs à participer au développement et à la croissance de l’entreprise. En effet, les collaborateurs ne pourront réaliser une plus-value que si l’entreprise a connu une forte croissance entre l’émission des bons et la revente des actions par son bénéficiaire. 

Où trouver des informations sur les réglementations du travail ? 

• Le site du ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion : Le ministère du Travail propose sur son site un certain nombre de fiches pratiques afin de guider salariés et employeurs dans leurs différentes démarches.  Par ailleurs, le ministère du Travail a également développé le « Code du travail numérique » pour faciliter l'accès au droit du travail. Ce service permet d’obtenir des réponses personnalisées à ses questions sur le droit du travail et met à la disposition des utilisateurs des simulateurs pour estimer le montant des indemnités de licenciement ou la durée de préavis de démission. 

• Les revues de droit social des éditions Francis Lefebvre : si vous souhaitez vous tenir informé de l’actualité du droit social, vous pouvez vous tourner vers le Feuillet Rapide Social des éditions Francis Lefebvre. Cette revue bimensuelle réalise une veille de l’actualité sociale et propose des guides pratiques. Si vous souhaitez aller plus loin, le Bulletin Navis Social qui s’adresse aux spécialistes des questions sociales, analyse en profondeur les actualités législatives et jurisprudentielles de la matière. 

La gestion des opérations : comment optimiser votre chaîne de valeur ?

Qu'est-ce que l’amélioration continue et comment la mettre en place ?

L’amélioration continue (ou lean management) est une méthode de gestion de l’entreprise qui vise à améliorer ses performances et sa croissance. 

Cette démarche d’amélioration consiste à éliminer toutes les tâches superflues qui créent peu de valeur ou qui apportent de la complexité pour se concentrer sur ce qui fonctionne dans l’entreprise. 

Cette démarche vise ainsi à réduire les délais en améliorant la productivité dans le but de se concentrer sur la satisfaction des clients.  Pour fonctionner, la méthode de l’amélioration continue doit s’appuyer sur tous les acteurs de la société et impliquer les collaborateurs. Le lean management n’est donc pas une posture individuelle, mais une démarche d’équipe. 

Quels sont les indicateurs de performance clés (KPI) à suivre ? 

Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ?

Trello

Créé en 2011, Trello est certainement l’outil de gestion de projet le plus connu. L’entreprise revendique plus de 90 millions d’utilisateurs à travers le monde.

Inspiré de la méthode Kanban, Trello vous permet de gérer vos projets en créant des tableaux. Ces tableaux sont composés de cartes qui permettent de visualiser les tâches des différents collaborateurs qui participent au projet. Cette approche collaborative de la gestion de projet 

Asana

Asana est un outil de gestion de projet créé en 2008 par deux anciens cofondateurs de Facebook. Asana, comme Trello et Monday, est inspiré de la méthode Kanban née dans les anées 60 dans les usines japonaises de l’entreprise Toyota. 

Asana fonctionne de la même façon que Trello et vous permet de collaborer avec vos équipes sur des tableaux composés de cartes. Cependant, là où Trello peut se révéler brouillon si le tableau est surchargé de cartes, Asana permet de gérer facilement des projets complexes.

Monday

Monday est un outil de gestion de projet qui vous permet d’organiser votre travail et d’améliorer votre productivité. Très visuel, Monday permet de réunir sur une même page l’avancement des différents projets et le planning des équipes.

Le principal avantage de Monday se trouve dans les options de personnalisation de l’interface. En effet, Monday vous permet de personnaliser vos tableaux pour afficher les différentes options comme vous le souhaitez. Ainsi, peu importe la nature de votre projet, vous pourrez paramétrer Monday pour booster votre productivité. 

Par ailleurs, Monday ne se limite pas à la gestion de projet. La plateforme permet aux équipes d’échanger par message ou en visio et d’envoyer des fichiers. 

Tableau comparatif des différentes solutions de gestion de projet

RGPD et données personnelles : comment mettre son entreprise en conformité ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, de nouvelles obligations sur la protection des données personnelles pèsent sur les entreprises. Si vous traitez les données personnelles de vos clients (noms, adresse, numéro de téléphone, etc) vous devez vous mettre en conformité avec cette réglementation.

Tenir un registre des traitements

Avant toute chose, il est important de lister toutes les catégories de données personnelles que votre entreprise est susceptible de collecter et de traiter. Pour cela, vous devez tenir un registre des traitements qui va recenser l’ensemble des traitements de données personnelles que votre entreprise met en œuvre. Pour bien le remplir, il y a plusieurs questions à se poser pour chaque traitement : 

• Qui ? Le nom du responsable de service qui met en œuvre le traitement ;
• Pourquoi ? Quel est la finalité du traitement (livrer un client, lui proposer un service, gérer la paye de vos salariés, etc) ; 
• Quoi ? Quelles sont les données personnelles concernées (nom du client, adresse, numéro de téléphone etc) ;
• Combien de temps ? Quelle est la durée de conservation des données.

Ce registre des traitements est un document interne qui va vous permettre d’y voir plus clair sur la façon dont votre entreprise traite des données. Cependant, vous devez également avertir vos clients et les visiteurs de votre site web sur les mesures mises en place pour protéger leurs données. C’est le rôle de la politique de confidentialité.

Comment rédiger la politique de confidentialité de son entreprise ?

La politique de confidentialité est un document qui expose les engagements de l’entreprise en matière de traitement des données personnelles des utilisateurs. Si votre entreprise collecte et traite des données personnelles de vos clients ou de vos visiteurs sur votre site web, vous avez l’obligation de la rédiger.

Vous devez ainsi préciser à vos utilisateurs : 

• La nature des données traitées ;
• La finalité de ce traitement ;
• La durée de conservation des données ;
• L’identité de vos prestataires à qui vous allez transmettre les données ;
• Une adresse de contact pour que les utilisateurs puissent exercer leurs droits.

Comment sensibiliser son personnel aux règles relatives à la protection des données ?

La mise en conformité de votre entreprise au RGPD passe nécessairement par la sensibilisation de vos équipes aux obligations posées par le texte. En effet, vous avez besoin de vos collaborateurs pour identifier toutes les données personnelles que la société est amenée à traiter.

Pour sensibiliser vos équipes, plusieurs solutions existent. Vous pouvez, par exemple, les former directement en organisant des réunions d’informations ou en rédigeant des guides de bonnes pratiques. Vous pouvez également demander à certains collaborateurs de suivre le MOOC de la CNIL (L’atelier RGPD) qui est gratuit et accessible à tous. 

Comment savoir si je dois nommer un Data protection officer (DPO) pour ma société ?

Le « data protection officer » ou « délégué à la protection des données » est une personne interne ou externe à l’entreprise qui va s’assurer que le règlement sur la protection des données est correctement appliqué. Pour cela, il va mettre en place les process et les bonnes pratiques de la société. Il sera également le contact privilégié de la CNIL.

La nomination d’un DPO est obligatoire dans 3 cas : 

• pour les organismes publics ;
• pour les entreprises « dont les activités de base les amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle » ;
• Pour les entreprises qui traitent à grande échelle des données sensibles (notamment des données de santé).

Ces critères sont larges, c’est pourquoi il est recommandé de nommer une personne chargée de la conformité à la règlementation relative aux données personnelles si votre société collecte et traite des données.